3C. Organisatie en bedrijfsvoering

Onze ambitie is dat we samen met inwoners, ondernemers en organisaties werken aan een Renkumse samenleving waarin iedereen optimaal kan samenleven. Dit doen we door aan te sluiten bij de verwachtingen, ontwikkelingen en vraagstukken in onze gemeente. Dat vraagt van de organisatie om continu alert te zijn op ontwikkelingen en te toetsen of de manier waarop wij onze doelen willen bereiken nog passend en meest effectief is. Deze strategie leidt tot een optimale inzet van middelen, het bereiken van organisatiedoelen en het borgen van de zelfstandigheid van de organisatie. Maar dit vraagt ook om het maken van keuzes en aanpassingsvermogen van de organisatie.

Deze werkwijze moet ons DNA worden waarbij gehandeld wordt vanuit mogelijkheden en passende oplossingen, we de kracht van de samenleving optimaal weten te benutten en zorgen dat zaken worden gerealiseerd zonder dit over te nemen.

Een belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat onze bedrijfsvoering op orde is. Alleen vanuit een stabiele (financiële) basis kan de organisatie inspelen en meebewegen met veranderingen.

1. We zijn een wendbare organisatie

• We zijn in staat aan te sluiten op wensen en initiatieven van inwoners, partners en collega’s en ook op nieuwe wetgeving en decentralisaties;
• We zorgen voor financiële duurzaamheid door het voeren van verantwoord financieel beleid Om wendbaar te kunnen zijn is ook flexibiliteit in onze financiën noodzakelijk  ;

2. We bieden betrouwbare (digitale) dienstverlening

• We zorgen voor continuïteit voor onze dienstverlening door te zorgen dat onze processen en systemen op orde zijn en waar nodig de samenwerking met anderen op te zoeken;
• We digitaliseren om slimmer te werken, benutten data om betere dienstverlening te kunnen bieden en gaan zorgvuldig om met (privacygevoelige)informatie.

3. We zijn een goede werkgever

• We zorgen voor een vitale organisatiecultuur en zijn een goede werkgever met aandacht voor de medewerker en het proces, waarin eenieder zijn verantwoordelijkheid neemt, opdrachten helder zijn, medewerkers wendbaar zijn en vanuit mogelijkheden kijken naar de vraagstukken die op hen afkomen, met ondersteunende processen die het gebruiksgemak vergroten;
• We weten de benodigde capaciteit en kwaliteit aan onze organisatie te binden;

4. We werken samen met partners waar dat slimmer is

• We werken samen met partners waar dat bijvoorbeeld effectiever is, een hogere kwaliteits oplevert, onze kwetsbaarheid verminderd en/of omdat het efficiënter is.  

5. We digitaliseren om slimmer te werken, benutten data om betere dienstverlening te kunnen bieden en gaan zorgvuldig om met (privacygevoelige)informatie.

• We brengen de in beeld welke informatie, voor welke doeleinden, door de gemeente verwerkt wordt en op welke wettelijke gronden dat gebeurt. Door het toepassen van het principe van dataminimalisatie te hanteren beperken we de beheerlast en het risico van datalekken.
• Het is onze ambitie om minimaal te voldoen aan wettelijke normen op het gebied van informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens zoals die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Doorontwikkeling organisatie & bedrijfsvoering

Wendbare organisatie:

1. Implementatie Omgevingswet (zie ook 2)
2. Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)

Betrouwbare (digitale) dienstverlening:

1. Ontwikkelen e-diensten

Er komt een uitbreiding van het werken met e-formulieren.

2. Implementeren nieuwe wetgeving:

Implementatie Wet elektronische publicaties
Op 1 juli 2022 wordt de 2e fase van de invoer van de WEP van kracht. Dan moeten ook reeds bestaande regelingen (van voor 1-7-2021) opgenomen zijn. Daarnaast komt er dan ook een verplichte elektronische terinzagelegging van wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen, naast de al bestaande terinzagelegging op een locatie van de gemeente. De inventarisatie van de bestaande regelingen welke gepubliceerd moeten worden is in 2021 gestart. Voor de digitale ter inzage legging worden de verschillende scenario’s voor de realisatie uitgewerkt in samenwerking met de gemeenten Arnhem en Rheden.

Implementatie Wet open overheid
Naar verwachting zal de WOO in 2022 in werking treden. De invoering van de WOO leidt mogelijk tot aanvullende aanschaf van software en tijdelijke extra capaciteitsinzet. In de meicirculaire 2021 zijn incidentele en structurele middelen beschikbaar gesteld voor de WOO. Uitgangspunt is dat deze middelen taakstellend zijn voor deze extra werkzaamheden. Op dit moment is het nog niet duidelijk of deze middelen ook voldoende zijn om deze wet goed uit te voeren.

Implementatie Wet digitale toegankelijkheid
Volgens planning implementeren we de Digitale Toegankelijkheid. In 2022 ligt de focus op:

• Geautomatiseerde Kwaliteitscontrole.
• Templates en sjablonen maken we digitaal toegankelijk.
• Aanstellen toegankelijkheidsofficer (specialistische kennis noodzakelijk). Onderzoeken mogelijkheden samenwerking met Arnhem en Rheden.

3. Procesoptimalisatie
Afronden procesoptimalisatie P&C en RO-processen en implementeren verbetermaatregelen.

4. Servicenormen
De interne servicenormen worden vervlochten met de organisatiewaarden. Voor de vastgestelde externe servicenormen hebben we managementinformatie nodig om inzicht te krijgen of we hieraan voldoen. Dit wordt gerealiseerd als de nieuwe telefooncentrale en het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen zijn.

5. Optimaliseren systemen & applicaties:

1. Afronden migratie Gem/ICT naar één omgeving;
2. Opstellen plan van aanpak nieuw zaaksysteem: de support van het huidige zaaksysteem loopt af. Samen met de 3G en De Connectie wordt gewerkt naar een toekomstbestendige oplossing op basis van common-ground. Dit een ontwikkeling die nu nog in de beginfase is.

6. Informatiebeveiliging
Om als organisatie informatieveiligheid en cybersecurity beter te kunnen waarborgen wordt de sturing hierop opgenomen in de reguliere planning en control cyclus. De inrichting van de processen en de daarbij benodigde hulpmiddelen worden in geharmoniseerd binnen De Connectie en de samenwerkende gemeenten.
Om beveiligingsrisico’s te mitigeren worden, op basis van risicoanalyse en regionale afstemming, passende maatregelen getroffen.

Goede werkgever:

1. Visie & organisatiewaarden implementeren

1. Trainen medewerkers op organisatiewaarden;
2. Implementeren waarde(n)gedreven gesprekcyclus en trainen leidinggevenden.

2. Afronden strategische personeelsplanning en borgen
3. Uitvoeren medewerkersonderzoek
4. Implementeren nieuw HRM-systeem;
5. Opzetten flex- & thuiswerkconcept in samenhang met huisvestingsconcept
6. Uitvoeren actieplan ziekteverzuim
7. Opvolging benchmark organisatielasten

Slim samenwerken:

1. Vervolg toekomstscenario’s
2. Vervolg verbeteren bestuurscultuur
3. Heroriëntatie BVO De Connectie

1. Mede uitvoering geven en monitoren van de bestuursopdracht;
2. Opvolging verdiepend onderzoek I-kosten;
3. Voorbereiden voorstellen perspectiefnota 2022.

4. Digitaal (samen)werken

1. Afronden implementatie O365
2. Afronden nieuw telefonieconcept

5. Verbeteren van de communicatie rondom onderhoudswerken

Om dit waar te maken zijn we als organisatie volop in ontwikkeling en moet onze bedrijfsvoering mee ontwikkelen. We digitaliseren steeds meer van onze dienstverlening en processen. Daarnaast worden er steeds meer wettelijke eisen gesteld aan onze systemen en informatievoorziening. Hierdoor zijn de toenemende lasten van Informatievoorziening en digitalisering een onvermijdelijke ontwikkeling waar elke gemeente mee te maken heeft. Er wordt gewerkt aan een (regionale) I-strategie en -agenda, zie verder paragraaf 6.5.4

Naast de digitalisering speelt ook het huisvestingsdossier. We willen om een goede werkgever te zijn onze medewerkers een goede (thuiswerk)plek bieden en een gastvrije omgeving voor onze inwoners en partners. Het huisvestingsdossier loopt en zal nog enige jaren in beslag nemen, zie verder 3D.

Ziekteverzuim
In 2020 zagen we een toename van het ziekteverzuim ten opzichte van 2019. Door het werken op afstand is het nog moeilijker gebleken om medewerkers die te maken hebben met langdurig verzuim te re-integreren in het arbeidsproces. Dit is ook landelijk aan de orde. Dit is voor de organisatie aanleiding geweest om extra kritisch te kijken naar de afspraken en interventies op gebied van ziekteverzuim. In april 2021 is de Verzuimcoach begonnen voor de gemeente Renkum. Daardoor is extra ondersteuning voor de leidinggevenden om het ziekteverzuim te doen dalen. De focus ligt op het beheersen van het middel lang verzuim en te voorkomen dat medewerkers in het langdurig verzuim komen. Het is gebleken dat re-integratie vanuit de categorie lang en zeer lang verzuim erg moeizaam is. Ook worden diverse activiteiten ontwikkeld om te werken aan preventie van verzuim. De verwachting is dat hierdoor in 2022 een daling van de verzuimcijfers wordt gerealiseerd.  Ons doel is het verzuim in 2022 met 1,5 procentpunt te laten dalen tov realisatie 2020 (de totale cijfers 2021 zijn nog niet bekend).

Medewerkersonderzoek
In 2019 is de laatste keer een medewerkersonderzoek geweest. Normaliter zou deze in 2021 opnieuw gehouden zijn. I.v.m. de Corona-maatregelen en het thuiswerken is besloten dit uit te stellen naar begin 2022.

Informatiebeveiliging:

Wet elektronische publicaties: vanaf 1 juli 2021 is de Wet elektronische publicaties (WEP) van kracht. Deze wet verplicht bestuursorganen om alle officiële publicaties online te zetten via de website officielebekendmakingen.nl, waardoor burgers alle algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van de overheid kunnen raadplegen op 1 website.
Doel is om burgers digitaal volledig te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. De burger wordt centraal gesteld bij de informatieverstrekking. Zij worden geïnformeerd over deze besluiten zodat ze tijdig hun recht van inspraak kunnen uitoefenen.

Wet open overheid: opvolger van de huidige wet WOB en behelst de omvorming van passieve (inwoners moeten stukken opvragen) naar actieve openbaarheid (gemeente vergroot vindbaarheid stukken en zet meer op de website). Om de uitvoering van de Woo enigszins uitvoerbaar te maken zal aanschaf van anonimiseringssoftware en extra capaciteitsinzet onvermijdelijk zijn.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer: deze wet wordt naar verwachting medio 2022 ingevoerd. Het doel van deze wet is om de regels over elektronisch bestuurlijk verkeer te moderniseren en burgers en bedrijven het recht te geven om elektronisch zaken te doen met de overheid. Degenen die dat willen, moeten een digitaal kanaal kunnen kiezen voor hun contact met de overheid. Om te waarborgen dat iedereen met de overheid kan (blijven) communiceren, is het belangrijk dat communicatie op papier mogelijk blijft.

Informatiebeveiliging: