In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (jan. 2021);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2021);
- art. 213a: de verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (jan. 2021).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid te waarborgen. In januari 2021 zijn de, herziene, verordeningen door uw raad vastgesteld.
Verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (audits)
Het doel van de auditonderzoeken en aanvullende auditactiviteiten is om een bijdrage te leveren aan de duurzame verbetering van de gemeentelijke processen en afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Hiermee ontstaat een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Hieronder informeren we u over de lopende auditactiviteiten. Het auditplan 2022 zal naar verwachting in december door ons worden vastgesteld en, in overeenstemming met de verordening art. 213a, ter kennisname naar uw raad worden gezonden. Vervolgens vindt u een overzicht van de verbeterplannen in uitvoering en tot slot de lijst van de afgesloten verbeterplannen die in aanmerking komen voor een lijncontrole in 2022. In de jaarrekening wordt u geïnformeerd over de resultaten.
Lopende auditactiviteiten, onderzoeksplan 2021
Audit-activiteiten | Beknopte beschrijving | Type onderzoek | Status |
|---|---|---|---|
“Beheersing ziekteverzuim” | In 2019 heeft de organisatie een nieuw plan van aanpak ziekteverzuim opgesteld. Tijd om na te gaan hoe de aanpak in de praktijk werkt en met welk resultaat. | Audit naar de effectiviteit van de nieuwe aanpak ziekteverzuim. In de audit wordt onderzocht welke rol en taken betrokkenen hebben, in hoeverre de uitvoering met de afgesproken aanpak strookt en tot welke resultaten die heeft geleid. | De resultaten van het auditonderzoek zijn gepresenteerd aan het MT net voor het zomerreces. Het MT heeft alle aanbevelingen overgenomen en opdracht verstrekt om een actieplan op te stellen. In oktober wordt het actieplan, samen met het auditrapport, aan het college aangeboden ter vaststelling. Daarna worden beide documenten aan de raad verzonden ter informatie. |
Lijncontrole Vastgoedbeheer | Onderhoud en verhuur van gemeentelijk vastgoedobjecten | De lijncontrole heeft betrekking op de twee processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om na te gaan in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | De lijncontrole wordt |
Monitoring verbeterplannen | Proceslandschap Verbonden partijen | De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op alle verbeterplannen die nog niet afgesloten zijn en geldt als sturingsinstrument voor het MT. | Twee keer per jaar uit te voeren, bij begroting en jaarrekening. Jaarlijks wordt een rapportage ter informatie aan de raad aangeboden. |
Coördinatie nieuwe verbeterplannen | Beheersing ziekteverzuim | De auditor bewaakt de eenheid en consistentie van de verbeterplannen die door de proceseigenaren zijn opgesteld. | Na accordering van het auditrapport door het MT hebben producteigenaren 8 weken de tijd om een verbeterplan op te stellen. |
Verbeterplannen in uitvoering
N.a.v. de uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. De volgende zijn in uitvoering.
Verbeterplan | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Proceslandschap | 2017 | In 2021 is het project procesoptimalisatie afgerond. Hierin zijn 11 processen geoptimaliseerd, waarvan er 1 nog doorloopt in 2022. De implementatie van de verbetermaatregelen loopt deels ook door na 2021. Deze processen vertegenwoordigen 78 processen die zijn opgenomen in de Renkumse Zaaktypecatalogus. Die bevat in totaal 274 processen. Dat zijn alle gestructureerde werkprocessen van de gemeente. Voor de (bijna) 200 processen die niet ‘door de Lean-straat’ gegaan zijn, geldt dat de doorgevoerde verbeteringen dit project, toegepast kunnen worden. Er is een overzicht opgeleverd welke precieze verbeteringen kunnen worden ingezet per zaaktype en wat de verwachte verbetering is. |
Regievoering op verbonden partijen | 2020 | Verbeterplan is begin 2021 vastgesteld door college. In 2021 is gestart met het uitvoeren van de meeste verbetermaatregelen. Eén maatregel is ondertussen uitgevoerd en afgerond. |
Lijncontroles op afgesloten verbeterplannen
De lijncontroles vormen een onderdeel van de auditcyclus en hebben betrekking op “afgesloten” verbeterplannen. De auditor gaat na in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en ingebed.
Verbeterplan afgesloten in 2019 | Verwachte datum lijncontrole |
|---|---|
Archief- en Dossiervorming | 1 jaar nadat het nieuwe zaaksysteem is geïmplementeerd. Aanbesteding zaaksysteem in 2023. |
Inkoop en aanbestedingen | In verband met afronding NCOD traject mogelijk aan het einde van 2022. |
Verbeterplan afgesloten in 2020 | |
P-systematiek | Deze lijncontrole zal niet meer worden uitgevoerd. De bedoeling is om een begrotingsmodule in het HRM-systeem te gaan gebruiken waarmee er sprake zal zijn van een nieuwe systematiek en heeft een controle op basis van de oude systematiek geen toegevoegde waarde meer. Momenteel worden er geen knelpunten ervaren t.a.v. de huidige systematiek. |
Regievoering op ODRA | 1 jaar na invoering van het project Omgevingswet, vermoedelijk ca 2024. |
Verbeterplan in de maak | |
Grip op verzuim | Onderdeel “verzuimacties door leidinggevenden” 1 jaar na vaststelling verbeterplan |
RO processen | Worden nu door de organisatie verbeterd. Zo nodig één jaar na invoering van de verbeteringen |
De verwachting is dat einde 2022 een lijncontrole wordt uitgevoerd op inkoop en aanbestedingen.